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CONTRATO DE LICENCIA
PARA EL USUARIO FINAL
DEL SOFTWARE DISTRIBUIDO POR EL C.E.I. INTRODUCCIÓN A CONTABILIDAD-2004 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA INSTALACIÓN DE CONTABILIDAD-2004 El Entorno de Manejo de CONTABILIDAD -2004 FORMAS, INFORMES, CONSULTAS Y REPORTES El administrador del sistema Iniciar Sesiones Revise el sistema de cuentas propuesto COMPAÑÍAS TRANSACCIONES El 1, 2, y 3 de la operación de CONTABILIDAD-2004 Capacidades del sistema CONTABILIDAD-2004 LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL GARANTÍAS MÁS AYUDA …
INTRODUCCIÓN A CONTABILIDAD-2004 CONTABILIDAD-2004 es un programa de computadora, (software), especialmente diseñado para llevar el control y manejo de la contabilidad de cualquier tipo de empresa, sea ésta una empresa comercial, manufacturadora, o de servicio. (O cualquier combinación de estas tres.) Con CONTABILIDAD-2004 usted puede: recopilar, resumir, analizar e interpretar datos financieros para obtener reportes y datos necesarios relacionados a cualquier empresa. Con este programa; un economista, contador, auxiliar contable, estudiante, o cualquier aficionado a la contabilidad, puede registrar un número ilimitado de empresas, y llevar la contabilidad de múltiples negocios en un solo ambiente. Plataforma El programa de CONTABILIDAD-2004 es un programa de 32 bits especialmente diseñado para ser instalado en la plataforma de las computadoras basadas en el sistema operativo Windows 98, ME, NT, 2000, XP o superior. CONTABILIDAD-2004 no corre en otros sistemas operativos ni tampoco en modo de “MS-DOS”. Use CONTABILIDAD-2004 únicamente en el sistema operativo Microsoft Windows. Múltiple Contabilidad Con CONTABILIDAD-2004 usted puede llevar la contabilidad de muchas empresas en un solo ambiente. La creación de cada empresa adicional consume muy poca memoria en su disco duro, menos de 1K, así que puede crear tantas compañías como usted crea necesario. El límite técnico, en todo caso, es mil millones (un billón) de compañías. Este límite pueden diferir dependiendo de las fuentes de poder disponibles en su sistema de cómputo. La bodega de datos Para hacer más eficiente el uso de la bodega de datos, la bodega de datos de las transacciones está compartida entre todas las compañías que usted crea. Este es un espacio técnicamente suficiente para llevar la contabilidad de varias empresas gigantescas. Ejemplo: Usted podría llevar la contabilidad de más de 1000 empresas cuyo número de transacciones diarias por cada una, sobrepasa las 1000 transacciones diarias. El único limitante es la capacidad de su propio disco duro. Cada tabla en la base de datos está limitada a un tamaño máximo de 2 Gigabytes (2 mil millones de caracteres). (1000*365*1000 = 365’000,000 de transacciones.) Interfase intuitiva Usando una interfase de usuario radicalmente “intuitiva” y basada en menús, hemos logrado crear la máxima simplicidad de operación posible, al mismo tiempo que hemos explotado cuidadosamente todo el poder que brinda el entorno del sistema operativo Windows para hacer más fácil la operación y manejo del sistema. Objetivo principal A diferencia de otros paquetes de contabilidad que quieren hacer de todo, (y nada lo hacen bien), este sistema de información tiene como único objetivo, “llevar eficientemente la contabilidad de cualquier negocio”. Esto quiere decir que, CONTABILIDAD-2004 no cuenta con módulos de inventario incompletos, ni módulos de facturación o cotización que nunca se adaptan a ninguna empresa, etc. Para esto, ya existen suficientes programas muy bien y muy mal desarrollados en el mercado. Nuestra meta es la creación de un sistema dedicado a un solo objetivo, … pero hacerlo bien, (completo, sólido y expandible). Objetivos de diseño Los objetivos de diseño de este sistema de información son: Fácil de instalar. Listo para el control de múltiples compañías. Operación y manejo intuitivo. Cualquier persona lo puede utilizar. No requiere de conocimientos de programación. Enorme capacidad de almacenamiento de datos. Informes y reportes prediseñados. Seguridad de datos.
Para obtener un rápido acercamiento sobre la operación de CONTABILIDAD-2004, lea el capítulo concerniente al “1, 2, 3 de la operación de este sistema.” Sistema de cuentas CONTABILIDAD-2004 cuenta con múltiples propuestas para la creación de su sistema de cuentas. - Usted puede crear “manualmente” su propio sistema de cuentas.
- Usted “puede escoger” entre mas de 5 sistemas predefinidos de más de 230 cuentas listas para ser utilizadas, con la finalidad de que usted empiece a trabajar con este sistema contable desde el primer día de utilización.
- Usted “puede importar” sistemas de cuentas desde otros archivos.
Continuación de balances de cuenta CONTABILIDAD-2004 le permite arrastrar balances periódicos a fin de continuar una contabilidad preestablecida. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Para poder instalar CONTABILIDAD-2004 en su computadora, cerciórese que ésta cuente con los siguientes requisitos: 1. Procesador 486 ó Pentium I, II, III, IV, Celeron, AMD o compatibles. 2. 133Mhz de velocidad mínima. (66Mhz para 486) 3. Sistema operativo Windows 95, 98, ME, NT, 2000, XP o superior. 4. 32MB de Memoria RAM (Mínimo). “64MB” Recomendable. 128MB ó más memoria es óptimo. 5. 60MB de capacidad libre en el disco duro. Este requerimiento se va a ir incrementando a medida que usted ingrese más datos. Por lo general una computadora con un espacio libre de 1.0 GB es suficiente para llevar la contabilidad de muchas empresas. 6. Monitor en blanco y negro ó a colores. 7. Impresora monocromática ó a colores. INSTALACIÓN DE CONTABILIDAD-2004 Instalar CONTABILIDAD-2004 en su computadora es muy fácil. Prerrequisitos: - Asegúrese que su computadora cumpla con las especificaciones mínimas detalladas en los “Requerimientos del Sistema”.
Desde el CD de distribución: - Inserte el CD de distribución de CONTABILIDAD-2004 en su unidad CD-ROM.
- Usando el Explorador de Windows (Mi Computadora) navegue hasta la unidad de CD-ROM y haga un clic en WEBAPP.EXE ó SETUP.EXE
- Siga las instrucciones que se indiquen en su pantalla.
El Entorno de Manejo de CONTABILIDAD -2004 El entorno de manejo del sistema se basa en menús intuitivos. Los menús permiten al usuario navegar por todo el sistema y elegir las opciones apropiadas para desarrollar sus actividades diarias. El menú principal de CONTABILIDAD-2004 contiene las opciones principales de manejo del sistema: Sesión, Compañías, Cuentas, Transacciones, Formularios, Informes, Reportes, … etc. Cada una de las opciones presentadas en el menú principal, contiene otros menús que se despliegan cuando usted hace un clic en cualquiera de esas opciones. Alternativamente, usted puede usar el teclado para navegar por todas las opciones. Mantenga presionada la tecla “Alt” mientras presiona cualquier letra en sobrelínea: Ejemplo: Alt+S abre el menú de “Sesión”. Etc. Las opciones dadas al usuario a través de estos menús están orientadas a simplificar el manejo de la información contable, y al mismo tiempo, se mantienen normas de seguridad esenciales. Cuando usted señala con el ratón (mouse), ó con el teclado, cualquiera de las opciones del menú, una frase explicativa aparece en la barra de estatus explicandole un poco mas detalladamente para que sirve cada opción del menú. La barra de estatus es la última linea que usted puede ver al pie (abajo) de este programa. Cuando CONTABILIDAD -2004 está completamente expandida en la ventana de Windows, la barra de estatus esta en la parte superior inmediata de la barra de tareas, usualmente al pié de la pantalla. FORMAS, INFORMES, CONSULTAS Y REPORTES CONTABILIDAD-2004 esta diseñado bajo técnicas modulares muy avanzadas. El uso eficiente de formas, informes, y reportes permiten al usuario obtener los resultados deseados. FORMAS.- Son diálogos prediseñados que se utilizan generalmente para ingresar datos al sistema. INFORMES.- Son reportes prediseñados con la finalidad de analizar datos ingresados al sistema. CONSULTAS.- Son instrucciones prediseñadas o creadas por el usuario en lenguaje SQL (Structured Query Language) para analizar datos. REPORTES.- Son reportes diseñados por el usuario en tiempo real para obtener datos específicos de acuerdo al criterio personal de cada usuario. La “expandibilidad” de CONTABILIDAD-2004 se basa en la creación y adición de estos objetos en versiones futuras. El administrador del sistema Para obtener la clave de acceso y la contraseña del administrador, comuníquese con el C.E.I. , o con su proveedor preferido. Sólo el “administrador del sistema” puede registrar nuevos usuarios o eliminar a aquellos que ya no deben tener tales privilegios. También puede otorgar o reducir privilegios, o restringir privilegios temporalmente, etc. Solamente usuarios registrados por el administrador del sistema pueden ingresar y efectuar operaciones contables. Si usted es el administrador del sistema, utilice la opción “Sesión” en el menú principal, y luego escoja: “Usuarios” para añadir más usuarios autorizados a manejar este sistema, usted también podrá modificar, o eliminar la información de los usuarios. Sugerencia a los administradores del sistema: No otorgue privilegios de administrador a un usuario. Esto podría ser contraproducente a mas de que presenta riesgos de inhabilitar el sistema totalmente. Cree una cuenta de usuario regular para usted mismo, y compruebe las limitaciones y privilegios del usuario. Iniciar Sesiones Para poder utilizar éste sistema de información contable, usted debe “iniciar una sesión”, este proceso tiene que repetirlo cada vez que usted ingresa al sistema. Solo usuarios registrados que provean su código de acceso y contraseña registrada pueden utilizar CONTABILIDAD-2004. Estableciendo una “sesión”, usted permite al sistema reconocer o validar a un usuario autorizado para registrar y personalizar cada transacción ingresada. Este proceso es eficaz en empresas de contabilidad en donde se cuenta con numeroso personal para llevar a cabo operaciones contables. Las sesiones también sirven para llevar un historial individual de actividades, identificar posibles medidas correctivas en caso de errores cometidos por el usuario, etc. En todo caso, en casi todas las contabilidades del mundo, siempre queremos saber, …. “Quién registró, … qué datos, … y a quién le pertenecen”. Algunas opciones no tan relevantes del sistema no requieren iniciar una sesión. Sin embargo, es recomendable que usted adquiera el hábito, o la costumbre, de iniciar una sesión antes de utilizar el sistema. Para iniciar una sesión, utilice la opción “Sesión” del menú principal, y luego escoja “Iniciar sesión …”. Usted deberá escribir su código de acceso y su contraseña para ingresar al sistema. Cuando haya terminado una sesión, cierre todas las ventanas que haya abierto y vuelva al menú “Sesión” y esta vez elija la opción “Cerrar Sesión”. Para empezar: Iniciar Sesión Para terminar: Cerrar Sesión Revise el sistema de cuentas propuesto CONTABILIDAD-2004 ya cuenta con varios “sistemas generales de cuentas” para que usted pueda escoger el modelo que mas se aplica a sus circunstancias y pueda ingresar registros contables desde el primer momento en que instale este sistema. Posteriormente, usted puede utilizar la opción “Cuentas” del menú principal a fin de crear nuevas cuentas o revisar y/o modificar las ya existentes. Dependiendo del tipo de empresa de la cual va a llevar la contabilidad, CONTABILIDAD-2004 le permite escoger un modelo de sistema de cuentas entre 5 sistemas preestablecidos. Para escoger uno de los modelos propuestos, haga un clic en la opción “Cuentas” del menú principal, y luego escoja “Añadir cuentas predefinidas …” La opción de “configuración de cuentas”, en el menú de cuentas, le permite cambiar el modelo propuesto por cualquier otro: - Sistema normal (Ej: 1110 Bancos)
- Sistema de puntos (Ej: 1.1.10 Bancos)
- Sistema de líneas (Ej: 1-1-10 Bancos)
Detalle individual de cuenta Número de registro Este número es automáticamente generado por el sistema y representa el órden en que usted va creando o aumentando las cuentas. El usuario no puede ni debe modificar este número bajo ningún concepto. No es necesario ni importante que este número de cuentas este en orden cronológico. El sistema automaticamente intercalará cualquier cuenta nueva que usted cree en el futuro. Número de cuenta
El modelo de números y conceptos de cuentas propuesto esta diseñado en jerarquías. Ejemplo: Número de cuenta Descripción 1 Activos 11 Activos Corrientes 1101 Efectivo Sin embargo usted podría cambiar este sistema de cuentas al sistema de puntos. Ejemplo: Número de cuenta Descripción 1 Activos 1.1 Activos Corrientes 1.1.01 Efectivo Pariente Aquí usted debe anotar el número de la cuenta a la que pertenece la nueva cuenta que usted está creando. Este número es indispensable para mantener la seguridad y la conformación de cuentas que esten lógicamente establecidas. Ejemplo: La cuenta 1101 pertenece a la cuenta 11, y la cuenta 11 pertenece a la cuenta 1. Nivel El nivel indica la jerarquía de una cuenta, así una cuenta de nivel 3 es de menor jerarquía que una cuenta de nivel 2 pero si tiene mas jerarquía que una cuenta de nivel 4. La Jerarquía 1 es la máxima jerarquía. No hay límite en el nivel de jerarquía. Sin embargo, una jerarquía máxima de “5” es recomendable a fin de obtener reportes fáciles de entender e interpretar. Nombre de la Cuenta Aquí usted anota el nombre de cada cuenta. Idealmente el nombre tiene que ser tan explícito como el uso que se va a dar a la misma. Ejemplo: Banco Internacional cuenta corriente 12345678 (aceptado) Ejemplo: Banco (no es aceptado) Grupo Es muy importante que usted mantenga un número de grupos de cuentas al mínimo, los grupos ya establecidos para usted son: - Activo
- Pasivo
- Capital
- Ingresos
- Egresos
Por lo general, usted no va a necesitar otros grupos. Trate en lo mejor posible de agrupar todas sus nuevas cuentas a uno de estos grupos. Tipo
El tipo puede ser solo uno de los dos siguientes tipos: - Sumario
- Detalle
Las cuentas de detalle permiten el ingreso de transacciones, mientras las cuentas de sumario solo permiten ser contabilizadas en tiempo de proceso para mostrar resultados. Clase La clase es usada principalmente por el sistema a fin de proveer al usuario las formas necesarias para el mantenimiento de cuentas o el ingreso de trasancciones. Existen 4 clases de cuentas: - Cheques
- Inventario
- Normal
- R.P.
Por lo general, todas las cuentas son normales a excepción de 3 cuentas especiales, las de inventario, las de cheques, y las cuentas por cobrar o cuentas por pagar (r.p.). COMPAÑIAS Crear Compañías La primera vez que usa este sistema, usted debe crear por lo menos una compañía. El sistema le permite crear tantas compañías cuanto espacio tenga disponible en su disco duro. Utilizando la opción “Compañías” del menú principal, usted puede crear tantas compañías como necesite. Una vez que ha creado una o más compañías, usted debe abrir solo una de ellas para registrar transacciones. Regrese tantas veces sea necesario a la opción de abrir compañías a fin de registrar transacciones para diferentes compañías. No es necesario cerrar o reiniciar el sistema de contabilidad. Abrir Compañías Como segundo paso, después de “Iniciar una sesión”, usted debe abrir una de las compañías registradas en el sistema. Este proceso es necesario para llevar un control exacto de las transacciones a ser registradas en el sistema. TRANSACCIONES Anotar y registrar transacciones El tercer paso para el uso eficiente de este sistema es registrar las transacciones de cada empresa. Utilice la opción “Transacciones” del menú principal a fin de registrar los datos contables de cada empresa. El 1, 2, y 3 de la operación de CONTABILIDAD-2004 Operar CONTABILIDAD-2004 es “increíblemente fácil” y “divertido”. Habitualmente, éstos son los 3 pasos, (en este específico orden), que usted tiene que dar para operar este sistema de contabilidad. 1. Inicie una sesión (Sesión->Iniciar sesión). 2. Elija una compañía (Compañías->Abrir …) 3. Registre las transacciones de esa compañía (Transacciones->Nueva) Solo usuarios autorizados pueden iniciar una sesión. El administrador del sistema añade, autoriza, elimina, o modifica la información de los usuarios. Para ingresar al sistema de CONTABILIDAD-2004 como un administrador, contáctese con el C.E.I. , o con su proveedor preferido, para obtener el nombre y contraseña del administrador. Usuario autorizado -> Inicia Sesión -> Abre Compañía -> Registra Transacciones Todo el sistema de reportes e informes de CONTABILIDAD-2004 se basan en las transacciones registradas por el usuario. Puede haber múltiples usuarios para una misma compañía. Capacidades del sistema CONTABILIDAD-2004 Algunas capacidades se pueden ver limitadas por la disponibilidad de memoria. Categoría | Característica | Número | | Archivos de tabla y de índice | | | Número máximo de registros por archivo de tabla | 1000 millones - 1 billón | | Tamaño máximo de un archivo de tabla | 2 gigabytes - 2000 millones de caracteres | | Número máximo de caracteres por registro | 65500 | | Número máximo de campos por registro(1) | 255 | | Número máximo de tablas abiertas a la vez(2) | 255 | | Número máximo de caracteres por campo de tabla | 254 | | Número máximo de bytes por clave de índice en un índice no compacto(3) | 100 | | Número máximo de bytes por clave de índice en un índice compacto(3) | 240 | | Número máximo de archivos de índice abiertos por tabla(2) | sin límite | | Número máximo de índices abiertos en todas las áreas de trabajo(2) | sin límite | | Número máximo de relaciones | sin límite | | Longitud máxima de expresiones relacionales | sin límite | | Características de campo | | | Tamaño máximo de campos de caracteres | 254 | | Tamaño máximo de campos numéricos (y Float) | 20 | | Número máximo de caracteres en nombres de campos de una tabla libre | 10 | | Número máximo de caracteres en nombres de campo de una tabla contenida en una base de datos | 128 | | Valor mínimo de un entero | -2147483647 | | Valor máximo de un entero | 2147483647 | | Dígitos de precisión en cálculos numéricos | 16 | | Variables de memoria y matrices | | | Número predefinido de variables de memoria | 1024 | | Número máximo de variables de memoria | 65000 | | Número máximo de matrices | 65000 | | Número máximo de elementos por matriz | 65000 | | Archivos de programas y procedimientos | | | Número máximo de líneas en archivos de programa fuente | sin límite | | Tamaño máximo de módulos de programa(4) | 64K | | Número máximo de procedimientos por archivo | sin límite | | Número máximo de llamadas DO anidadas | 128 | | Número máximo de niveles de anidamiento READ | 5 | | Número máximo de comandos de programación estructurada anidados | 384 | | Número máximo de parámetros transferidos | 27 | | Número máximo de transacciones | 5 | | Capacidades del diseñador de informes | | | Número máximo de objetos en una definición de informes(2) | sin límite | | Longitud máxima de una definición de informe | 20 pulgadas (50,8 centímetros) | | Número máximo de niveles de agrupamiento | 128 | | Longitud máxima de las variables de informe de tipo character | 255 | | Otras capacidades | | | Número máximo de ventanas abiertas (de todos los tipos)(2) | sin límite | | Número máximo de ventanas Examinar abiertas | 255 | | Número máximo de caracteres por cadena de caracteres o variable de memoria | 16777184 | | línea de comando | 8192 | | Número máximo de caracteres por control etiqueta en un informe | 252 | | Número máximo de caracteres por línea sustituida de macro | 8192 | | Número máximo de archivos abiertos | Límite del sistema | | Número máximo de pulsaciones en macro de teclado | 1024 | | Número máximo de campos que se pueden seleccionar mediante una instrucción SQL SELECT | 255 |
1 Si uno o más campos permiten valores nulos, el límite se reduce en uno a 254 campos. 2 Limitado por memoria y controladores de archivo disponibles. Los archivos .cdx sólo usan un controlador de archivo. 3 Si en la secuencia de ordenación está establecido MACHINE, cada carácter utiliza un byte. Si en la secuencia de ordenación no está establecido MACHINE, cada carácter utiliza dos bytes. Si el campo indizado admite valores nulos, se utiliza un byte adicional en la clave del índice. Observe que los índices no machine son siempre compactos. 4 Un módulo de programa es un procedimiento. Un programa o aplicación puede contener un número ilimitado de módulos de programa. GARANTIAS No existe ninguna garantía expresa, implícita, ni explicita sobre el correcto funcionamiento, la durabilidad, ni las capacidades expresadas en este u otros documentos con respecto a CONTABILIDAD-2004. El autor se reserva el derecho de cambiar, aumentar, descontinuar o eliminar cualidades o comportamientos del sistema sin previo aviso. Tampoco existe ninguna garantía sobre la correcta utilización del sistema o el uso para fines específicos. Si bien el autor actúa de buena fe en el desarrollo del sistema, esto no es ninguna garantía para que él no cometa errores en la codificación o el diseño del mismo y que en determinado momento la aplicación en forma parcial o total pierda poder, estabilidad, e incluso se borren todos sus datos o se dañe su sistema. Use este sistema asumiendo usted mismo el riesgo total de su utilización. MÁS AYUDA … Correo electrónico La mejor manera de obtener ayuda directamente del autor es enviando un correo electrónico a una de las siguientes direcciones: soporte@daprose.com pjaramillo@netzero.net
Mensajero Instantáneo
También puede contactar al autor vía mensajero instantáneo: Si este es el método escogido por usted, envíe un mensaje solicitando autorización de conversación indicando: “REFERENTE A CONTABILIDAD-2004” como el asunto de conversación, de no hacer esto, su solicitud podría ser rechazada y probablemente sus datos serán puestos en la lista de personas “ignoradas permanentemente”. Si esto sucede no podrá ponerse en contacto con el autor por este medio nunca más, si usa este método de contacto tenga esta precaución. La razón es muy simple, el autor tiene solo dos segundos para tomar la decisión de aceptar su solicitud o negarla. Si usted no expone un tema que interese a la otra parte, corre el riesgo de ser bloqueado(a) permanentemente. | 
